博科座谈会（四）：PPT的制作与演讲

历史访谈：以下保留原稿中的研究经历与个人观点。

欢迎大家来到本期的博科访谈会，本期我们来聊一聊，如何做好PPT这件事！我们都知道，现在在学术研究中，PPT已经是一个非常重要和有效的展示工具了，那么关于如何做一个完美的PPT，我们有哪些可以学习的小技巧呢？本期的博科访谈，就有请了三位博士，来为我们讲解PPT的制作与演讲方面的技巧与方法！

PPT的内容准备

我们平时做PPT的时候，在PPT的内容准备上有什么需要注意的地方吗？

博士1：在PPT的内容表达方面，我们是要求你重点一定要明确突出，把重点放在你要聚焦表达的点上，而不是说把所有你要做的东西都放在上头，在表达的时候与重点不相关的内容，一定要舍得把它们全部删掉。

第二个是内容要在精不在多，一般一个15分钟的PPT，就是要求要搞明白一个点就可以。一个45分钟的专业答辩的PPT，一般能够把三个点讲明白就已经非常好了。所以在准备内容的时候大家不要贪多，而是说要把自己最想讲的那一部分把它讲明白讲精了，表达思路，一定要以听众为出发点，而不是自嗨。我们不能说甭管你听众明不明白，反正我作为演讲者我讲的挺高兴的，我是把自己说明白了，这样是不可接受的。

我们所有的表达和展示都是为了让听众能够明白我们想要让他们明白的东西，都是为内容服务的，所以大家要记好这一点。

在这里给大家推荐一个小练习，在我们实验室也是经常做的，每次做完PPT后，不管这个PPT是15页还是45页，只提炼出1~2页，在这1~2页上没展示的内容就全部把它删掉。

PPT的逻辑结构

我们平时做PPT一般都会有一个贯穿全文的逻辑结构，那在这个PPT逻辑结构的训练上，博士们有什么好的建议吗？

博士2：我的感觉就是经常我做完PPT之后的话，我就觉得自己做的全宇宙第一好，但其实讲一遍之后，你会发现自己的逻辑链有些地方它是断裂的，是那种因果关系不太成熟的感觉，就很像一个人他的头和身子之间的脖子没有。很多次都是我老板听完我的presentation之后，然后告诉我说你这个地方要加什么内容，或者是你要把这一部分内容挪到哪里去，你这个逻辑链才会通顺，不然别人会觉得莫名其妙。

所以在这里我也建议大家做完PPT之后，如果不知道自己的PPT需要哪里进行修改，那你就把整个PPT再从头到尾过一遍，看一下你的逻辑链条是不是顺的，然后再去写你的稿子或者是改一些细节的地方。

博士1：关于逻辑结构上，我们在准备的时候一定要把内容确定之后对内容进行一个详细的分类，并对他进行一个层级的划分，在此基础上我们可以画出一张思维导图，根据这个导图确定我们对应想展示的逻辑，这个逻辑一定要比较清晰，让听众能够一目了然的就能看出来你想讲什么，你的思路是什么，我们一般是把我们的思维导图转化成一个framework的形式，放在PPT的最开始，好让听众能够跟着我们的思路走，有一些常见的一些结构化表达的方式，大家也可以自己学习一下，有很多书可以看。

关于总体框架常用的结构，有一些树状的总分总结构，还有一些流程类的，主要用于我们按步骤或者是一些递进关系的，还有一些平衡结构，主要用来做关系的对比。

对于一些具体topic常用的结构，我们可以用5W1H结构；STAR结构；SWOT结构；大家感兴趣的话都可以了解一下。

在逻辑结构的练习上，在我们实验室经常做的就是画思维导图，你想讲一个topic的时候，你把topic的内容都准备好了，也分好类了，你把它画出一个mend map出来，看看是否你想讲的点都在上面，并且是否到了一定的深度。

PPT的视觉表达

PPT的一个主要作用就是展示我们的实验结果，那么一个PPT的视觉效果就很重要了，我们怎么才能让自己的PPT有一个好的视觉效果表达呢？

博士1：在视觉效果的表达上，我们一般在实验室会有一个定制的通用模板，因为我们大部分是用来做学术的PPT，我们要体现它的专业性，与我们所讲的topic的整体风格是要一致的。

还有PPT在我们的视觉上看着要是美的，美是一个比较泛的东西，但是最基本的要求就是格式一定要规范，字体一定要统一，我们的排版还有配色都一定要和我们的整体的内容要协调一致，中间我们用到的一些图和表一定要是高清形式的，要保证它和我们的模板和格式也是协调的。

还有在我们实验室经常强调的一点，在我们的PPT准备的过程中，能用图和表来表达的，就尽量少用文字，比如说你要展示一个流程，我们就做一个动态的图，让观众一目了然就能明白这是一个什么流程，而不是说用一堆的文字去看才能明白。如果我们要展示一个算法，我们与其用一堆公式让观众一眼看过去就眼睛疼，感觉头晕，我们不如画出一个算法的diagram，在这个基础上用一些简洁的文字和公式配合着把这件事情说明白。

还有一点就是我们经常会强调的就是在我们的学术报告的PPT中，要尽量避免使用一些比较花哨的动画点来点去，虽然很炫，但是并不能显示出专业性，所以我们一般是要适当的使用动画。字数也是我们导师经常强调的，就是我们放在这一一页PPT上面，这个字你一个也不能多，一个也不能少，你去掉一个字意思就不完整了，如果再加上一个就显得多余了。当然这是一个完美主义的怪圈，但是原则上我们每页最多不超过50个英文的单词，然后字体大小不小于18，这样方便观众去看。还有一个就是关于PPT的长度上，一般我们是平均一分钟一页的长度是比较合适的。我们想参加一些会议的时候，一个10~15分钟的演讲，PPT的页数，我们一般是在12页左右，最多不超过15页，但总的页数是包括我们的title和中间的一些结构连接页。如果我们进行一些专业的答辩，一般是在45分钟到一个小时左右，我们PPT一般不超过60页就可以。

在视觉练习上我们经常做的我们做好PPT，然后在实验室开组会的时候，我们就进行展示，实验室的同学就组团互相挑刺，其实也蛮刺激的，大家可以尝试一下。

博士2：你的PPT每一张PPT都要有明确的主题，你的文字和图片要足够大，每一页PPT都有它自己想表达的内容，这个内容不要太多，也不要太空旷，最好就是字体的大小，图片的大小都要让观众感觉到舒适，而不要贪图一张PPT就要放下全部的内容，你的听众会非常的confused。

还有颜色选择的时候要注意，有的时候我们可能想要创新，想努力强调某些内容，然后就疯狂用一些很诡异的颜色，比如说用红色字体黑色的背景，但其实你们的观众看起来就会觉得很奇怪，就会觉得非常的不舒适。然后而且某些国家的老板其实可能还挺介意某些配色的，所以你在颜色选择上面一定要也要注意。

PPT的演讲技巧

聊完了PPT的内容准备，逻辑结构和视觉效果，那么在PPT的演讲方面，我们还需要注意什么细节吗？

博士1：我们在演讲的时候要注意一些细节，我们演讲的最主要的目的是讲明白，让听众能够听明白我们想要表达的东西，所以我们在准备演讲的时候，要以听众的角度去思考怎么把这件事情说明白，而不是说以先入为主的说这件事，我看着挺明白的，我表达的也挺有逻辑结构的，这样观众很有可能就会被我们绕晕，所以我们在准备的时候，一定要从听众的角度去思考怎么来展示我们想要表达的内容。

第二个比较重要的点就是一定要排练，因为我们的演讲的时候经常会很紧张，如果我们不排练直接去临场发挥，很有可能会变成直接念PPT，这样的话我们叫一个机器人，或者是一个小动物站在那里也是可以的。所以我们一定要好好的去提前准备去排练，怎么讲好PPT，然后在演讲的时候，和听众之间要有一些眼神的交互或者是一些情感流动，来促进我们演讲的效果。

最后一点很重要的是在演讲的时候一定要控制好时间，不要超时。比如一个15分钟的演讲，能够控制在15分钟以内完成，是能够极大的提高我们演讲的效果和好评度的。

我们在实验室经常进行的一个练习，叫三分钟talk，就是把我们的topic，按照问题、目的、方法、结果、结论，这5个点我们用3分钟就把一个topic说明白，然后还蛮有意思的，大家感兴趣的话也可以尝试一下。

博士3：关于PPT的演讲，我有三个小建议。一是PPT开头小提醒，有趣有利不专业，不细节。虽然我们讨论的是学术报告，但是一个脱离学术细节外衣的开头，却有可能更加分。你的听众刚刚进入会场，或者刚刚结束前一场报告。作为演讲者，我们要帮助他们走进一个新的故事里。在这里我们提供两个实用的小技巧，一是使用一个有趣或者有力的开头，开始你的报告，使大家迅速被你吸引。二是选择一个很简单中学生也能听懂的概念来介绍你的内容，使大家得以轻松转换。

二是合理利用动画主动引导听众思考。你是否看过一些PPT全屏堆满了内容，不知道眼睛该看向哪里呢？丰富的内容本身没有问题，但是作为演讲者，我们需要带领听众去思考，为此我们可以合理使用简单的动画来带领听众在你的故事中顺利走过。

三是在长报告中不妨穿插几个笑话。不管演讲者多么激昂，不管它的结果有多么令人惊叹，一场近一个小时的报告是否也会让你昏昏欲睡，而作为演讲者是否也会越讲越疲惫？这时我们不妨在一些节点设计几个小笑话，或者分享一些采集数据时的小故事，使双方都保持热情，也使你的报告更加有血有肉，有灵魂。

今天的分享到这里就结束了，如果大家还有什么感兴趣的话题，欢迎在评论区留言！下次见吧~